재직증명서

재직증명서, 어떤 양식인가요?

어떤 사람이 현재 그 회사에 다니고 있다는 사실을 회사가 확인해 주는 문서예요. 은행 대출이나 전세자금대출, 신용카드 발급, 비자 신청, 어린이집 맞벌이 증빙, 회사 근처 주차 등록처럼 '지금 직장이 있다'는 사실이 필요할 때 내요. 근무했던 기간과 업무를 증명하는 경력증명서와 달리 재직증명서는 현재의 재직 상태를 증명해요.

재직증명서 작성 방법

1. 근로자가 회사(인사·총무 담당)에 발급을 요청하면서 용도와 제출처를 알려요. 제출처가 요구하는 항목(영문, 급여 기재 등)이 있으면 함께 말해야 다시 발급받는 일이 없어요.
2. 회사는 인적사항 칸에 성명, 생년월일, 주소를 적어요. 주민등록번호 전체를 적어야 하는지는 제출처에 따라 다르니 꼭 필요한 경우가 아니면 생년월일만 적어요.
3. 재직 사항 칸에 회사명, 부서, 직위, 입사일을 적고 재직 기간을 '2021년 3월 2일부터 현재까지'처럼 적어요. 담당 업무와 근무지가 필요하면 함께 적어요.
4. 용도와 제출처를 적어요. 용도를 적어 두면 증명서가 다른 목적으로 쓰이는 일을 줄일 수 있어요.
5. '위 사람이 현재 당사에 재직 중임을 증명합니다' 문구 아래에 발급일, 회사명, 대표자를 적고 회사 직인을 찍어요. 발급 번호를 붙이면 진위 확인 요청에 대응하기 쉬워요.
6. 작성 예시: 재직 기간 '2021년 3월 2일부터 현재까지(5년 7개월)', 용도 '전세자금대출 신청', 제출처 '○○은행'처럼 적어요. 근속 연수를 함께 적어 달라는 금융기관이 많아요.

꼭 들어가야 할 항목

인적사항

성명, 생년월일, 주소. 주민등록번호는 제출처가 요구할 때만 적어요.

재직 사항

회사명, 부서, 직위, 입사일, 재직 기간(○년 ○월 ○일부터 현재까지).

담당 업무 (선택)

비자나 일부 기관 제출용은 담당 업무를 요구하기도 해요.

용도·제출처

대출, 비자, 어린이집 등 쓰임새와 받는 기관.

증명 문구

현재 재직 중임을 증명한다는 문장.

발급일·회사 직인

발급 날짜, 회사명, 대표자 성명, 회사 직인(법인 인감 또는 사용인감). 발급 번호와 담당자 연락처가 있으면 좋아요.

주의할 점

• 근로기준법 제39조에 따라 회사는 근로자가 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금 등의 증명서를 청구하면 사실대로 적어 즉시 내줘야 해요. 청구할 수 있는 사람은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이고, 퇴직한 뒤에는 3년 안에 청구할 수 있어요(근로기준법 시행령 제19조).
• 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 해요(근로기준법 제39조 제2항). 급여나 퇴직 예정 같은 정보를 원하지 않으면 빼 달라고 요청할 수 있어요.
• 사실과 다른 내용으로 재직증명서를 만들어 대출 등에 쓰면 사문서위조나 사기 같은 형사 문제가 될 수 있어요. 실제 재직 사실과 다르게 쓰거나 쓰게 하지 마세요.
• 금융기관에 따라 재직증명서 대신 건강보험 자격득실확인서나 소득금액증명원을 요구하기도 해요. 제출처의 요구 서류를 먼저 확인하세요.
• 영문 재직증명서(Certificate of Employment)가 필요하면 같은 항목을 영문으로 옮기고, 비자 제출용은 대사관이 요구하는 형식과 공증 필요 여부를 확인하세요. 애매하면 전문가 확인을 권해요.
• 회사 직인 없이 서명만 있는 재직증명서는 받아 주지 않는 기관이 많아요. 회사가 전자 발급 시스템을 쓴다면 진위 확인 번호가 있는 전자 증명서를 요청하세요.
• 비자 신청처럼 해외에 내는 증명서는 영문 회사명과 주소를 사업자등록증의 영문 표기와 맞추고, 연봉 기재가 필요한지 대사관 안내를 확인하세요.
• 재직증명서를 발급받은 뒤 퇴사했다면 그 증명서를 계속 쓰면 안 돼요. 퇴사 후 쓰는 서류가 필요하면 경력증명서를 새로 발급받으세요.

작성 팁

• 대부분의 제출처는 발급일이 1~3개월 이내인 증명서를 요구해요. 필요한 날에 맞춰 발급받으세요.
• 4대보험 가입 회사라면 건강보험 자격득실확인서로 재직 사실을 함께 증명할 수 있어요.
• 주민등록번호 뒷자리가 필요 없는 제출처라면 가린 사본을 내세요.

자주 묻는 질문

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